Chaque jour plus de 300 milliards d’emails sont envoyés à trers le monde – dont une grande partie relève du domaine professionnel. Ceci est d’autant plus ennuyeux si l’email en question est mal écrit, confus, voire même inutile. Pour ne pas tomber dans ces pièges, il est important de respecter certaines règles
ConseilComment rédiger des emails impeccables ?
Formulez un objet évocateur pour votre email.Utilisez des formules de politesse et de salutation appropriées.Mentionnez les informations les plus importantes en premier.Communiquez votre contenu de manière compacte et clairement structurée.Faites appel à des listes et des distinctions pour les mises en évidence visuelles.Sélectionnez un format cohérent pour la police et la taille des caractères.Terminez votre email par une formule de politesse appropriée.Enfin, ajoutez votre signature et pièce jointe à votre email Adresse email professionnelle Découvrez une nouvelle façon de traiter vos emails Adresse email à votre nom Fonctions d'IA pour rédiger des emails parfaits (en option) Messagerie sécurisée ec protection anti-spam Comment rédiger un bon mail ?La rédaction d’un email officiel doit faire preuve de professionnalisme et de respect pour le destinataire. Ceci commence par définir l’objectif de chacun de vos emails. Par ailleurs, il est indispensable que votre email contienne des informations et soit bien structuré. Expliquer clairement de quoi il s’agit et aider le destinataire à bien cerner vos préoccupations. Il est aussi important de faire en sorte que votre email soit court, et même le plus court possible, sans pour autant faire l’impasse sur la forme et la politesse. Ceci aide le lecteur à mieux identifier les informations importantes. De plus, ceci permet à chacun de gagner du temps, à l’expéditeur comme au destinataire.
Il est également primordial de respecter la politesse et certaines conventions. Une formule d’accroche, des salutations, des remerciements ainsi qu’une formule de politesse sympathique en fin d’email sont des aspects indispensables. Il est conseillé d’adhérer à l’étiquette de l’email. Vous augmentez ainsi les chances que votre courriel soit pris au sérieux et d’obtenir une réponse du destinataire.
Écrire un mail : guide pas à pas pour rédiger un mail idéalTout comme les lettres classiques, les courriels suivent un certain schéma. Dans la mesure où tous les lecteurs connaissent et attendent ce standard, vous devez structurer vos lettres numériques en conséquence. Ceci facilite une bonne compréhension de votre texte par votre interlocuteur.
Étape 1 : l’objetAu début de chaque courriel se trouve l’objet, qui est à tort parfois ignoré. L’objet du message doit parvenir au destinataire dès le premier coup d’œil, et doit donc être choisi en conséquence. Cela permet aux destinataires de mieux décider s’ils doivent prendre du temps immédiatement après oir reçu le message ou plus tard. En outre, les informations de la ligne objet aident à trouver et trier les emails. Voici de bons exemples d’objets :
Réunion : début du projet 24/03. / 10-12h Gamme de services du coaching spécialisé Résumé de l’entretien du 7 ril Informations IT : mise à jour du logiciel YZDans ces exemples, les personnes adressées sent directement ce qui les attend dans le corps du message. Elles peuvent donc décider ou non d’ouvrir immédiatement l’email en fonction de son degré de priorité. À l’inverse, il est déconseillé d’oir recours à des objets qui n’expliquent pas clairement ce dont il est question, qui sont beaucoup trop longs ou peuvent même véhiculer des messages passifs-agressifs :
Urgent !!! (Il serait utile de préciser ce qui est si urgent.) Demande (Il est plus judicieux de préciser son objet.) J’ai encore quelques questions suite à notre conversation dans le hall vendredi dernier (La ligne d’objet exige aussi de la concision.) Re: Re: Re: Re: Re: Re: Brunch dimanche ec Claudia et Paul (Il est recommandé de toujours veiller à minimiser les abréviations.) • Est-ce indispensable ? (Commencer d’emblée par une critique est rarement une bonne idée.) NoteDans le domaine des emails marketing, on dépense beaucoup d’énergie à formuler des objets accrocheurs. On cherche par ailleurs à optimiser son taux d’ouverture grâce aux tests A/B et aux statistiques.
Étape 2 : les formules d’appelUn email, tout comme une lettre, devrait commencer par une formule d’appel, s’adressant au(x) destinataire(s). Si courte soit-elle, celle-ci est indispensable et peut varier selon le contexte.
À quel point faut-il être poli ?En cas de doute, mieux vaut souvent être trop poli que pas assez. La formule d’appel classique « Madame, Monsieur, » est la meilleure solution lorsque l’on ne connait pas l’identité exacte du destinataire mais que l’on s’adresse à un service ou à un département. Lorsque l’on connait son identité, un simple « Madame, » ou « Monsieur », éventuellement suivi de son nom de famille, fait souvent l’affaire. Dans le cas d’une supériorité hiérarchique, on mentionnera le titre du destinataire dans la formule d’appel : « Madame la Directrice », « Monsieur le Directeur adjoint », etc. Lorsque l’on s’adresse à des personnes que l’on connait déjà et ec qui l’on a des relations cordiales, « Chère Madame X » constitue une formule à la fois polie et chaleureuse. Enfin, pour s’adresser à des collègues plus proches, un simple « Bonjour » est totalement acceptable.
Quels destinataires dois-je indiquer en priorité ?Dans le cas d’un email à destinataires multiples, il convient de s’adresser à tous. La formule « Mesdames, Messieurs, » peut s’employer dans des missives sans destinataire concret. Il faut donc se demander dans quel ordre ils apparaissent. En général, les postes hiérarchiquement supérieurs sont toujours mentionnés en premier. Si les destinataires se trouvent au même niveau hiérarchique, il est recommandé de les classer par ordre alphabétique.
Comment procéder lorsque l’on n’est pas sûr du genre de la personne à qui l’on écrit ?Il arrive parfois que l’on ne connaisse que le nom de famille de la personne à qui l’on doit s’adresser, ou que cette personne ait un prénom mixte. Les erreurs sur le genre pouvant aiguiser la susceptibilité de nombreuses personnes, il est recommandé de mener une petite enquête : on peut par exemple consulter le site Web de l’entreprise, les réseaux sociaux, ou un annuaire dans ce genre de situation délicate. Si un doute persiste, mieux vaut oir recours à un simple « Bonjour », voire à la formule « Madame, Monsieur », s’il s’agit d’un email plus formel.
Quel signe de ponctuation succède à la formule d‘appel ?La meilleure solution est la virgule. On l’utilise pour terminer la ligne, puis l’on insère un alinéa, après lequel la phrase commence par une lettre minuscule.
Étape 3 : comment commencer un emailAvant de formuler votre demande, il convient de l’introduire par une mise en contexte. Celle-ci doit être la plus courte possible, afin de faire gagner du temps à votre interlocuteur ainsi qu’à vous-même. En fonction de la situation, il peut y oir plusieurs possibilités pour rédiger l’introduction à votre mail :
Je vous écris afin de proposer ma candidature pour le poste d’assistant des ressources humaines. Avez-vous passé de bonnes vacances ? Merci beaucoup pour notre entretien de la semaine dernière. Un grand merci pour votre réponse rapide. J’ai beaucoup apprécié votre intervention sur le thème « écrire un mail professionnel ».Cette phrase d’accroche a pour but de produire un effet sympathique sur le destinataire. Cette section est destinée à des commentaires ou des questions personnalisées. Il est recommandé d’éviter les phrases standardisées et de se concentrer sur la personne : poser des questions sur son retour de vacances, sa convalescence après une maladie, ou son retour à la maison après une réunion, sont autant de façon d’exprimer l’intérêt sincère que vous lui portez. Vous pouvez également utiliser l’introduction pour amener progressivement le sujet de votre texte (comme dans le cas d’une candidature), pour vous présenter ou pour évoquer un échange précédent, de préférence en rapport ec votre message.
Étape 4 : le corps du messageEn ce qui concerne le cœur de votre texte, il s’agit de transmettre un contenu compact et bien structuré. Il est important de garder à l’esprit que le lecteur doit pouvoir saisir les informations de façon claire et rapide. Il existe à cet égard des règles pour écrire un mail professionnel, et qu’il convient de toujours respecter :
Des phrases courtes : privilégiez des constructions de phrases simples. Les accumulations de subordonnées et des phrases aux formulations complexes perturbent le flux de lecture. Des propositions en gras et en italiques : la mise en page peut considérablement aider le lecteur à identifier rapidement les dates et les informations prioritaires. Une règle empirique préconise de ne pas oir recours à ces marqueurs plus d’une fois par paragraphe. Des paragraphes pertinents : les paragraphes permettent de structurer votre texte. Il s’agit donc d’organiser votre texte de sorte que les ensembles logiques puissent être aisément identifiés. En règle générale, on peut considérer que la bonne longueur d’un paragraphe n’excède pas trois phrases. Des listes : les listes permettent de présenter des dates et des faits de manière compacte : dates des réunions, coûts du projet à venir, participants au prochain voyage professionnel, etc. Ceci permet d’identifier les informations importantes d’un seul coup d’œil, même lorsque l’on relit l’email plus tard. Du vocabulaire simple : il s’agit de ne pas rendre les choses plus compliquées qu’elles ne le sont déjà. Autant que faire se peut, utilisez des mots simples que tout le monde peut comprendre. Dans le cadre d’une question technique complexe, veillez à utiliser un vocabulaire courant et à éviter le jargon technique si vous ne vous adressez pas à un spécialiste. Même si certains sont réfractaires aux anglicismes à outrance, il est important de garder à l’esprit que certains termes anglophones originaux sont souvent plus clairs et plus précis que leurs adaptations en français. Un message positif : utilisez des tournures positives. Même lorsqu’il s’agit d’une critique, il est important que celle-ci soit constructive. Il est particulièrement recommandé d’éviter les tournures négatives, ainsi que les connotations autoritaires. ConseilPour obtenir un texte bien structuré, il ne s’agit pas forcément de se préoccuper de son organisation au moment d’écrire un email. Le plus simple est de réfléchir en amont aux points essentiels à aborder, et de les placer ensuite dans l’ordre le plus judicieux.
Étape 5 : la formule finaleSi vous souhaitez rédiger correctement un email, il est essentiel de trouver la bonne formule finale pour clore votre message. Cette formule peut être utilisée pour solliciter une action de la part du destinataire, ou lui permettre de finir votre message ec une impression positive.
Pour toute question, vous pouvez me joindre par téléphone ou par email. Je me réjouis de vous rencontrer en personne. Vous trouverez de plus amples informations sur notre site Web. Je serais heureuse d’oir bientôt de vos nouvelles. Je vous souhaite un très bon week-end. NoteLa formule « Je vous remercie par ance pour votre réponse » est également très populaire à l’écrit. Elle suscite toutefois de plus en plus d’irritation et peut toutefois être embarrassante pour le destinataire, à qui l’on demande implicitement un retour ant même de soir s’il est d’accord.
Étape 6 : formule de politesseElles constituent un élément essentiel tant à la fin qu’au début d’un email, car elles permettent d’exprimer votre sympathie au lecteur. L’amabilité et la courtoisie sont ici aussi prioritaires, mais tout est question de dosage. De nos jours, personne ne termine jamais ses courriels professionnels ec des salutations respectueuses ou humbles. Avec une touche personnelle, vous laisserez une impression beaucoup plus positive. Voici quelques exemples à adapter en fonction de la situation :
Bien à vous (Bien) cordialement Salutations de Paris Bon début de semaine Très bonnes vacancesEn général, la dernière phrase est séparée du corps du texte par un alinéa. Elle est également suivie d’un alinéa, puis d’une formule de politesse terminée par une virgule, et suivie d’un alinéa ant la signature. Voici comment se présente ce schéma :
Je me réjouis par ance de notre collaboration.
Bien à vous,
Françoise Dupont
Étape 7 : la signatureElle se trouve à la toute fin de votre email. Il s’agit de fournir au destinataire des informations plus détaillées et les coordonnées de l’expéditeur. Il n’y a donc pas de place ici pour les slogans et devises en tout genre. Consultez notre article « Comment optimiser sa signature d’email » pour apprendre le détail des mentions obligatoires et des différences entre les messages professionnels et personnels.
NotePS : le post-scriptum (PS) date d’une époque où les lettres étaient encore écrites à la main. Dans la mesure où l’on peut modifier indéfiniment le texte d’un email ant de l’envoyer, il est déconseillé d’oir recours au PS dans le cadre d’une communication numérique.
Étape 8 : les pièces jointesIl est conseillé de n’envoyer de pièce jointe que si c’est vraiment nécessaire et de garder la taille du fichier aussi petite que possible. L’espace de stockage de la boîte aux lettres est généralement limité et de nombreuses personnes lisent maintenant des courriels en déplacement : ec le transfert de données mobiles, les pièces jointes volumineuses ne peuvent être téléchargées que très lentement, voire pas du tout. Il est donc recommandé de limiter vos pièces jointes à une taille totale de 5 Mo. Il est préférable d’envoyer des documents à la demande du destinataire, ou d’insérer un lien vers une base de données où les fichiers sont mis à disposition pour toute taille supérieure.
Email marketing Créez des newsletters et générez des ventes Fonctions de glisser-déposer et d'IA pour une conception intuitive Nombreux modèles professionnels au choix Envoi d'emailing simple et conforme au RGPD Exemple d’email professionnel réussiL’exemple suivant comporte tous les éléments auxquels on doit prêter attention pour écrire un email. N’hésitez pas à consulter l’article « modèles d’email professionnels ».
Objet : Invitation à la table ronde XXX du 24 novembre 2023
Chère Madame Martin,
je vous remercie pour votre entretien de la semaine dernière qui fut agréable et constructif.
Comme nous l’ions évoqué, nous organisons cet été une table ronde à ce sujet, auquel nous ons le plaisir de vous convier. Voici les informations relatives à cet évènement :
24 novembre 2023 De 10 à 16h Grande salle de réunion dans nos locauxLa capacité d’accueil est limitée à28 participants. Les repas sont inclus.
Nous aimerions également vous proposer d’intervenir. Si cela vous intéresse, je vous remercie de me recontacter au plus vite.
Je me réjouis de cette journée qui s’annonce constructive.
Bien cordialement,
Gérard Morin
Département des ressources humaines
XXX SARL
1 rue du Bac
75007 Paris
Téléphone : +33 (0) 123456789
Fax : +33 (0) 123456788
Email : morin@xxxsarl.fr
www.xxxsarl.fr
Entreprise immatriculée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés
Numéro SIREN : 123 456 789
Directrice : Isabelle Fournier
En quoi cet email est-il un bon exemple ?
L’objet est court et concret. La formule d’appel est adaptée et personnalisée. La phrase d’accroche est sympathique et fait référence à une conversation passée tout en introduisant le sujet. Le corps du texte contient plusieurs paragraphes, et les données importantes sont présentées sous forme de liste. La fin invite la destinataire à agir. La salutation finale est chaleureuse et personnalisée. La signature est complète et conforme à la loi. L’email ne contient pas de pièce jointe superflue. Adresse email professionnelle Découvrez une nouvelle façon de traiter vos emails Adresse email à votre nom Fonctions d'IA pour rédiger des emails parfaits (en option) Messagerie sécurisée ec protection anti-spam Bien écrire un email : les choses à faire et à ne pas faire 脌 茅viter 脌 faire Les fautes de frappe et d鈥檕rthographe : ces fautes produisent une mauvaise impression sur le destinataire, car elles lui font penser que l鈥榚xp茅diteur n鈥檃 pas fait assez d鈥檈ffort en r茅digeant le message qui lui 茅tait destin茅. Une relecture soign茅e : ant d鈥榚nvoyer un email, il convient de le relire attentivement pour 茅viter des fautes, des coquilles ou des doublons qui peuvent s鈥檃v茅rer embarrassants. Les erreurs dans le titre du destinataire : si l鈥檕n orthographie mal son nom ou que l鈥檕n se trompe dans son genre ou son poste, il y a de fortes chances que le destinataire soit vex茅, prenne ces erreurs pour de la paresse et n鈥檃ccorde aucune attention au reste du message. Un titre complet : ant d鈥樏ヽrire un email, il convient de v茅rifier si votre interlocuteur dispose d鈥檜n titre particulier qu鈥檌l ou elle aimerait peut-锚tre voir figurer dans votre message (Docteur, Professeur, etc.) Les oublis de pi猫ce jointe : il peut arriver d鈥檃ppuyer trop vite sur 芦 Envoyer 禄 et d鈥檕ublier une pi猫ce jointe. Si elle a 茅t茅 mentionn茅e dans le corps du texte, il est n茅cessaire d鈥檈nvoyer un 2e email, ce qui passe souvent pour de l鈥櫭﹖ourderie. V茅rifier les pi猫ces jointes : c鈥檈st une bonne habitude 脿 prendre, ant d鈥檈nvoyer un email. Il s鈥檃git de v茅rifier qu鈥檌l s鈥檃git des bons fichiers dans leur version actualis茅e. Pour 茅viter d鈥檕ublier des pi猫ces jointes, on peut commencer par les attacher ant d鈥櫭ヽrire le texte. Avoir recours 脿 l鈥櫭﹎otion : les emails, comme toute communication 茅crite, peuvent 锚tre source de malentendus. 脡viter le langage 茅motionnel permet de diminuer ces risques et de r茅duire le stress. Employer un ton neutre : pour les emails professionnels, le ton juste est en g茅n茅ral neutre, voire parfois amical si le contexte s鈥檡 pr锚te. C鈥檈st la meilleure fa莽on de faire en sorte que les informations soient interpr茅t茅es au mieux par le destinataire. Les phrases longues et complexes : les structures de phrases complexes sont source de confusion, car l鈥檌nformation est mal comprise ou ignor茅e. Faire court et clair : il est important de faire des phrases courtes et simples, ainsi que des listes pour pr茅senter des faits. Tout ceci permet de comprendre les informations plus facilement. Tout ceci permet de comprendre les informations plus facilement. Les abr茅viations : lorsque l鈥檕n utilise des abr茅viations ou des sigles, le destinataire risque de ne pas les comprendre. Il devra alors faire un effort suppl茅mentaire pour en chercher le sens et l鈥檌gnorera la plupart du temps, passant 脿 c么t茅 de votre message. 脡crire en toutes lettres : le destinataire doit toujours 锚tre au centre de votre email. Si vous n鈥檜tilisez pas d鈥檃br茅viations, vous devrez passer plus de temps 脿 le r茅diger, mais ceci permettra au lecteur de comprendre l鈥檌nformation beaucoup plus facilement. L鈥檌ronie : 茅crire quelque chose qui diff猫re de ce que l鈥檕n souhaite exprimer est tr猫s risqu茅 par 茅crit, en particulier lorsqu鈥檌l s鈥檃git d鈥檜n email professionnel, puisque l鈥檌ronie peut 锚tre source de malentendus. En venir aux faits : il est vivement conseill茅 d鈥櫭ヽrire simplement les choses telles qu鈥檈lles sont. Dans les emails professionnels, l鈥檋umour n鈥檃 souvent pas sa place. Les 茅motic么nes : si les smileys, emojis et autres 茅motic么nes peuvent parfois aider 脿 pr茅ciser ses id茅es, ils ne sont pas du tout professionnels. 脢tre cordial : il n鈥檈st pas n茅cessaire d鈥檃voir recours 脿 des pictogrammes pour instaurer une atmosph猫re positive dans un email. Des questions et des phrases amicales suffisent 脿 exprimer votre respect et votre sympathie 脿 votre destinataire. Une mauvaise mise en page : la lecture n鈥檈st pas agr茅able lorsque la mise en page est mauvaise. Pour l鈥檃ffichage d鈥檜n smartphone en particulier, lire un bloc de texte sans paragraphes ou sauts de ligne peut 锚tre g锚nant. Une trame visible : une bonne organisation du texte facilite la compr茅hension de l鈥檌nformation par le lecteur, puisqu鈥檌l pourra mieux se concentrer sur son contenu s鈥檌l est en mesure de se retrouver dans sa structure. Une longueur excessive : si, en lisant un email, on ne se souvient plus de ce qui a 茅t茅 茅crit au d茅but, c鈥檈st un probl猫me. Ceci est particuli猫rement vrai dans la vie quotidienne au bureau, o霉 l鈥檕n manque de temps pour lire des courriels en permanence. R茅duire le texte 脿 l鈥檈ssentiel : si certains sujets n茅cessitent des explications plus longues, il est recommand茅 de limiter le texte aux 茅l茅ments essentiels, m锚me dans des situations complexes. Ceci permet en outre de clarifier sa propre vision de la situation. Les emails superflus : si l鈥檕n est constamment occup茅 脿 v茅rifier la pertinence des courriels, il reste moins de temps pour traiter le contenu vraiment important. Avoir recours aux appels t茅l茅phoniques et conversations personnelles : certaines questions peuvent 锚tre clarifi茅es beaucoup plus rapidement en les 茅voquant directement. Les r茅sultats de la conversation peuvent ensuite 锚tre r茅sum茅s dans un courriel. Ignorer les diff茅rences culturelles : toutes les cultures n鈥檕nt pas les m锚mes fa莽ons de proc茅der. Par exemple, vouloir 锚tre bref 脿 tout prix peut 锚tre tr猫s grossier dans d鈥檃utres cultures. S鈥檃dapter 脿 l鈥檌nternational : lorsque l鈥檕n traille ec un nouveau march茅, il convient de se renseigner sur les usages en vigueur, et de toujours se concentrer sur le destinataire de son email. En adaptant les codes appropri茅s, vos emails seront bien accueillis. Microsoft 365 La solution Office que vous connaissez, encore mieux Boîte email Exchange jusqu’à 50 Go Dernières versions de vos applications Office préférées Assistance gratuite pour l’installation