Die Lohnabrechnung dient Ihren Beschäftigten als detaillierter Nachweis über ihren Lohn bzw. ihr Gehalt sowie alle gesetzlichen Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge. Für Sie als Arbeitgeber ist die Erstellung der Entgeltabrechnung Pflicht, da Angestellte einen rechtlichen Anspruch darauf haben.
Unternehmer oder Mitarbeiter, die bisher noch keine oder nur wenig Erfahrung auf dem Gebiet der Lohnabrechnung haben, können zum Einstieg hilfreiche Muster verwenden. Bei uns erfahren Sie leicht verständlich, wie Sie anhand eines Musters die Lohn- und Gehaltsabrechnungen Schritt für Schritt erstellen und was Sie dabei beachten müssen.
Gehaltsabrechnung-Muster als Vorlage nutzenEine Lohnabrechnungs-Vorlage ist perfekt geeignet, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Auf diese Weise haben Sie einen guten Anhaltspunkt, welche Pflichtangaben Lohn- und Gehaltsabrechnungen enthalten müssen und wie das Endergebnis aussehen sollte. Besonders für frisch gebackene Unternehmer oder Selbstständige, die bisher allein tätig waren, jetzt aber Mitarbeitende angestellt haben, ist die Lohnabrechnung in der Regel absolutes Neuland. Ein Muster ist genau dann eine enorme Hilfe.
Hier ein Muster aus dem Lohnprogramm Lexware lohn+gehalt für eine Lohnabrechnung am Beispiel eines Angestellten mit einem festen monatlichen Gehalt.
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Gehalts-und Lohnabrechnung nach Muster erstellenDas Muster zeigt anschaulich: Bei Angestellten mit einem festen monatlichen Gehalt muss das festgelegte Bruttogehalt auf der Entgeltabrechnung stehen. Essenziell für ein Lohnabrechnungsformular sind auch die Beiträge zur Sozialversicherung und Lohnsteuer. Anhand des Lohnabrechnungs-Musters zeigen wir Ihnen, welche Beträge Sie wie berechnen müssen, um eine komplette Entgeltabrechnung zu erstellen.
InfoSoftware statt Muster verwendenEine Software geht nochmal einige Schritte weiter als ein Muster zur Lohnabrechnung. Damit können Sie die komplette Lohnabrechnung inkl. dem Versand an die Mitarbeiter automatisieren.
Jetzt Lohnsoftware Lexware Office testen Bruttolohn bzw. BruttogehaltZur Ermittlung des Bruttogehalts bzw. des Bruttolohns müssen Sie alle Bestandteile addieren, die zur Bemessungsgrundlage notwendig sind. Beim Bruttolohn sind das an erster Stelle die geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem vereinbarten Stundenlohn. Beim Bruttogehalt ist es das vertraglich vereinbarte Monatsgehalt. Hinzu kommen weitere mögliche Bruttobestandteile:
vermögenswirksame LeistungenUrlaubs- und Weihnachtsgeldgeldwerte Vorteile, SachbezügeZahlungen wie Abfindungen oder PrämienZuschläge für Feiertage, Wochenenden, Nachtarbeit, ÜberstundenJubiläumszuwendungenTantiemenAll diese Positionen müssen addiert werden. Als Ergebnis erhalten Sie das entsprechende Bruttogehalt bzw. den entsprechenden Bruttolohn.
InfoBruttoentgelt = Bemessungsgrundlage für AbzügeDer Betrag des Bruttoentgelts bildet die Bemessungsgrundlage für Steuern und die Sozialversicherungsbeiträge. Aus diesem Grund wird die erste Zwischensumme auch steuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt bzw. steuer- und sozialversicherungspflichtiger Bruttolohn genannt.
TippAbfindungs-Rechner: Einfach Höhe der Abfindung berechnenEndet ein Arbeitsverhältnis können Arbeitnehmer oftmals mit einer Abfindung rechnen – mit dem Abfindungsrechner von Lexware ermitteln Sie einfach und schnell die Höhe der Steuern, die für eine solche Kompensation anfallen. Jetzt Abfindungs-Rechner ausprobieren!
SteuerabzügeNach Berechnung des Bruttoentgelts wird die Höhe der anfallenden Steuern ermittelt. Auf dem Lohnabrechnungs-Muster sind dementsprechend Felder für die Lohnsteuer, Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag vorgegeben. Hinzu kommen Freibeträge wie zum Beispiel Versorgungsfreibeträge und Altersentlastungsbeträge.
Weitere Positionen, die sich auf lohnsteuerfreie Bezüge beziehen, sind ebenfalls in unserem Lohnabrechnungs-Muster zu finden. Diese lohnsteuerfreien Bezüge müssen aus der Bemessungsgrundlage herausgerechnet werden, da auf diese weder Lohnsteuer noch Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag entfällt.
InfoZu den lohnsteuerfreien Bezügen zählen:Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge (bis zu einer bestimmten Höhe)Zuschüsse für Kindergärten und Betriebsveranstaltungenspezielle Zuschüsse zur Kranken- und PflegeversicherungNachdem die betreffenden Positionen mit dem Bruttolohn bzw. dem Bruttogehalt verrechnet wurden, ergibt sich die zweite Zwischensumme: das sogenannte steuerpflichtige Entgelt. Anschließend überprüfen Sie, in welcher Höhe Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag anfallen. Hierzu nehmen Sie folgende Tabellen zur Hilfe:
Für unverheiratete Steuerpflichtige die Einkommensteuer-GrundtabelleFür verheiratete Steuerpflichtige die Einkommensteuer-SplittingtabelleTippLohnsteuer-Rechner: Lohnsteuer einfach berechnenWenn Sie die Höhe der Lohnsteuer selbst ermitteln möchten, gelingt Ihnen das ganz einfach mit unserem Lohnsteuer-Rechner. Probieren Sie es gleich aus. Hier geht es zum Lohnsteuer-Rechner.
TippNutzen Sie eine LohnabrechnungssoftwareModerne Lohnprogramme berechnen alle Steuerabzüge automatisch, da hier die Formeln aus § 32a I Einkommensteuergesetz(EStG) hinterlegt sind. So sind die Lohn- und Gehaltsabrechnungen schnell erstellt, ohne dass Sie sich um die gesetzlichen Vorschriften kümmern müssen.
Sozialversicherungsbeiträge (SV-Beiträge)Bei den Sozialversicherungen werden dagegen keine Freibeträge verrechnet. Allerdings gibt es einige Bestandteile, die nicht zur Ermittlung der SV-Beiträge herangezogen werden dürfen. Auf dem Lohnabrechnungs-Muster werden die einzelnen Positionen explizit aufgezählt. Am Ende der Rechenkette ergibt sich das sozialversicherungspflichtige Brutto.
Auf dieser Grundlage können nun die Beiträge zur Krankenversicherung, zur Rentenversicherung sowie zur Arbeitslosen- und Pflegeversicherung berechnet werden. Mehr zur Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge lesen Sie hier.
Nettoentgelt und AuszahlungsbetragNun ist noch der Auszahlungsbetrag für den Mitarbeiter zu ermitteln. Im Muster zur Gehaltsabrechnung ist dafür ebenfalls eine bestimmte Rechenkette vorgesehen.
Vom Gesamtbrutto werden Beträge wie Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung abgezogen. Daraus ergibt sich der Nettolohn bzw. das Nettogehalt des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin.Doch bei diesem Nettobetrag handelt es sich nicht zwangsläufig auch um den Auszahlungsbetrag. Bevor der Lohn oder das Gehalt an den Mitarbeiter ausgezahlt wird, werden unter Umständen weitere Beträge abgezogen. Hat der oder die Arbeitnehmer zum Beispiel einen Vertrag über vermögenswirksame Leistungen abgeschlossen, wird der entsprechende Betrag vom Nettolohn abgezogen. Der Arbeitgeber überweist diesen direkt an den Vertragspartner. Auch Vorschüsse, Arbeitgeberkredite oder Pfändungen werden vom Nettoentgelt abgezogen und, je nach Fall, an die entsprechenden Stellen überwiesen. Erst wenn alle Abzüge berücksichtigt wurden, erhält man in der Lohn-und Gehaltsabrechnung den Auszahlungsbetrag für den oder die Arbeitnehmer.
InfoBrutto-Netto-Rechner: Nettogehalt einfach berechnenDie Ermittlung des richtigen Nettogehalts ist zum Erstellen einer Lohnabrechnung essenziell. Wenn Sie Unterstützung bei der Berechnung brauchen und es schnell gehen muss, können Sie ganz einfach unseren Rechner nutzen. Hier geht es zum Brutto-Netto-Rechner.
Gehaltsabrechnung: Das bedeuten die AbkürzungenAbkürzungen sind auf jeder Gehaltsabrechnung zu finden. Die Kürzel kennzeichnen dabei die jeweiligen finanziellen Aufwendungen, die je nach Arbeitsverhältnis unterschiedlich ausfallen können. Wir erklären Ihnen, was die einzelnen Abkürzungen auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bedeuten haben:
AbkürzungDefinitionErläuterungAAbfindungZu einer Abfindung kann es hin und wieder kommen, wenn das Arbeitsverhältnis (meist) einvernehmlich aufgelöst, die Betriebszugehörigkeit aber dementsprechend honoriert wird. In manchen Fällen ist eine Abfindung sogar gesetzlich vorgeschrieben. Sich diesbezüglich zu informieren, kann sich im Ernstfall lohnen.ArbeitslosenversicherungDie Höhe der „“ liegt aktuell bei 3 %. Hiervon übernimmt der Arbeitgeber prozentual die Hälfte. Eine Arbeitslosenversicherung wird für jeden Arbeitnehmer anteilig bezahlt, damit dieser im Falle der Erwerbslosigkeit dennoch ein Einkommen hat.BArbeitnehmeranteil zur SeekasseDie Seekasse ist als Renten- und Unfallversicherungsträger jedoch mittlerweile mit der Bahnversicherungsanstalt fusioniert, die heute unter dem Namen „Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn-See“ bekannt ist. BGRSBeitragsgruppenschlüsselAls numerischer Schlüssel wird der Beitragsgruppenschlüssel auf allen Meldungen zur Sozialversicherung angegeben. Er dient dazu, die entsprechenden Beiträge zu ermitteln und ordnungsgemäß zuzuordnen. Jede Zahl steht dabei für eine bestimmte Sozialversicherung, für die zudem eine feste Reihenfolge vorgegeben ist:1. Krankenversicherung2. Rentenversicherung3. Arbeitslosenversicherung4. Pflegeversicherung
EEinmalbezugBei den Einmalbezügen, auch „sonstige Bezüge“ genannt, handelt es sich um nicht regelmäßige Zahlungen wie z. B. das Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.FFreiAnstatt „F“ kann auch der Buchstabe „P“ für Pauschalversteuerung auf der Abrechnung zu finden sein. Beide Kürzel stehen dafür, dass das Gesamtbrutto vom sogenannten Steuer-Brutto abweicht.GBGesamtbruttoDer Gesamtbrutto-Betrag auf der Entgeltbrechnung muss nicht unbedingt dem Steuer-Brutto entsprechen. Das Gesamtbrutto beinhaltet den Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt, Zuschläge und Zulagen, die vermögenswirksamen Leistungen, Sachbezüge und pauschal versteuerte Lohnbestandteile.HHinzurechnungsbetragBefindet sich der oder die Angestellte in mehreren Beschäftigungverhältnissen, soll der Hinzurechnungsbetrag verhindern, dass dieser dadurch steuerlich benachteiligt wird bzw. dass die Steuerlast zu groß wird, wenn es sich um ein geringes Einkommen handelt. Um den Hinzurechnungsbetrag nutzen zu können, ist eine entsprechende Anmeldung beim Finanzamt erforderlich.JBestandteil des GesamtbruttoHierdurch wird in der Abrechnung gekennzeichnet, welche Bestandteile zum Gesamtbrutto zählen.Ki.Frbtr.KinderfreibetragDieser sorgt für eine Verringerung der Steuerlast. Der Kinderfreibetrag ist in der Regel bis zum 18. Lebensjahr des Kindes anwendbar.KiStKirchensteuerJe nach Bundesland beträgt die Kirchensteuer 8 oder 9 Prozent.KKKrankenkasseAngabe der Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.KK%Maßgeblicher Beitragssatz zur Krankenversicherung inkl. ZusatzbeitragAngabe des gesetzlichen Krankenversicherungs-beitrags, der für den Arbeitnehmer gilt, inkl. dem entsprechenden Zusatzbeitrag.KVKrankenversicherungAngabe der Krankenversicherung, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.LLaufender BezugRegelmäßige Zahlungen des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin wie Gehalt oder Provisionen.LStLohnsteuerLohnsteuer ist auf jeder Abrechnung nicht selbstständiger Arbeit auszuweisen. Diese kann je nach Steuerklasse variieren. Der Solidaritätszuschlag wird auf die Lohnsteuer angerechnet.MMehrjährige VersteuerungDiese Versteuerung gilt für mehrjährige Tätigkeiten, deren Versteuerung als „sonstige Bezüge“ zu steuerlastig wäre.NNachberechnungEine Neuberechnung kommt vor, wenn es zu fehlerhaften Angaben in der Lohn- oder Gehaltsabrechnung im Vormonat kam.MFBMehrfach-beschäftigungIn diesem Fall ist der Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern gleichzeitig beschäftigt.PPauschalversteuerungSiehe Punkt „F“.PGRSPersonengruppenschlüsselDieser ist dreistellig und definiert die Details zum Berufsbild des oder der Angestellten (Azubi:ne, Festanstellung, Praktikum etc.) sowie befristete Arbeitsverhältnisse.PVPflegeversicherungDen gesetzlichen Pflegeversicherungsbeitrag übernimmt der Arbeitgeber in der Regel jeweils zur Hälfte.RVRentenversicherungAuch den Rentenversicherungsbeitrag übernimmt der Arbeitgeber jeweils zur Hälfte.SSonstiger BezugErläuterung siehe „Einmalbezug“.StSteuer-BruttoDas Steuer-Brutto besteht aus Einmalbezügen, geldwerten Vorteilen und dem tatsächlichen Gehalt bzw. Lohn.Steuer-IDPersönliche SteueridentifikationsnummerDiese 11-stellige Nummer wird jedem Bürger und jeder Bürgerin einmalig vom Finanzamt zugeteilt.StKlSteuerklasseDie Steuerklasse ist maßgeblich für die Höhe des Lohnsteuerbetrags.SVSozialversicherungSie beinhaltet die Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.UmUmlageverfahrenDas Umlageverfahren dient der Finanzierung der Sozialversicherungen. Gezahlte Beträge werden direkt an leistungsberechtigte Empfänger ausgezahlt.VVorjahrDas Vorjahr beschreibt das vorherige Jahr der Anstellung. Als Startdatum wird der erste Arbeitstag des entsprechenden Mitarbeiters oder der entsprechenden Mitarbeiterin gesetzt.VKZVerarbeitungskennzeichenDamit werden in der Firma die Buchhaltungsabläufe zugeordnet. Sie sind generell dreistellig und alphanumerisch. WWert- bzw. EntgeltguthabenWertguthaben sind z. B. Zeitwertkonten. Diese dienen den Angestellten bei einer längeren Freistellung, wie es während der Elternzeit oder im Vorruhestand vorkommt. ZEinschlägiger Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für KinderloseDieser ist als Zusatzbeitrag zur regulären Pflegeversicherung von Arbeitnehmern zu leisten, die keine eigenen Kinder haben.Die entsprechenden Gehaltsabrechnungs-Abkürzungen zu kennen, ist eine der Grundlagen, um eine Entgeltabrechnung ordnungsgemäß durchzuführen. In modernen Lohnprogrammen sind die Kürzel jedoch in der Regel hinterlegt.
Mitarbeitende anlegen: Mit Checkliste Daten für die Lohnabrechnung sammelnWenn Sie regelmäßig neue Mitarbeitende einstellen, kann es hilfreich und vor allem zeitsparend sein, wenn eine Checkliste zur Verfügung steht, mit der alle erforderlichen Daten der neuen Mitarbeitenden eingeholt werden können. Unsere Checkliste beinhaltet alle notwendigen Grunddaten wie Name und Anschrift, Steuerklasse, Eintrittsdatum, Angaben zu Sozialversicherungen und die zu hinterlegende Bankverbindung für die Auszahlung des monatlichen Gehalts bzw. des Lohns. Ein solches Formular ist ideal, um alle Punkte sukzessive auszufüllen und keine Angabe zu vergessen. Sollte eine Information fehlen, erkennen Sie dies anhand der Checkliste und können die Angaben bei dem Mitarbeiter anfordern.
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Muster für die Lohnabrechnung von SonderfällenEs gibt natürlich auch Beschäftigungsverhältnisse, die von jeglichen Abrechnungsstandards abweichen. In diesen Fällen sind herkömmliche Muster zur Lohnabrechnung wenig hilfreich. Bei folgenden Beschäftigungsverhältnissen müssen Sie Besonderheiten berücksichtigen:
Minijobbern und MidijobbernSaisonarbeitskräfteStudierendePraktikantenAus diesem Grund kann es ratsam sein, auf verschiedene Muster zur Gehaltsabrechnung als Vorlage zurückzugreifen.
Auf einem Lohnabrechnungs-Muster für studentische Arbeitskräfte wird zum Beispiel nach der Immatrikulationsbescheinigung gefragt, die angefordert werden muss. Außerdem sind Studierende oft familienversichert. Auch das ist ein wichtiger Aspekt, den Sie für die Abrechnung des Lohns kennen sollten.
Ähnliches gilt für Praktikanten und Schüle, die in der Regel noch sehr jung sind und für die deshalb in Sachen Arbeitsschutz und Urlaub besondere Rahmenbedingungen gelten.
Bei Minijobbern sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet zu überprüfen, ob ein weiteres Arbeitsverhältnis besteht. Nur so kann die Besteuerung korrekt durchgeführt werden.
Vorlage für MinijobberLohnabrechnungen für Minijobber weisen im Vergleich zu konventionellen Lohnabrechnungen ein stets gleiches Muster auf. Voraussetzung ist der gesetzlich vorgesehene Maximalbetrag von 450 Euro als Vergütung. Dann ergeben sich zwei Varianten von Lohnabrechnungen für Minijobber in Unternehmen.Der Unterschied zwischen den beiden Varianten besteht darin, dass der oder die Beschäftigte wählen kann, ob er oder sie einen Beitrag in Höhe von 3,6 % zur Rentenversicherung leisten oder darauf verzichten möchte. Entscheidet sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dagegen, müssen Sie als Arbeitgeber eine entsprechende Befreiung bei der Minijobzentrale beantragen. Diese kann einem solchen Antrag allerdings jederzeit widersprechen.
InfoEine „Blanko-Lohnabrechnung“ für Minijobber könnte somit folgendermaßen aussehen:Bruttolohn: 450,00 EuroLohnsteuer: 0 %Solidaritätszuschlag: 0 %Kirchensteuer: 0 %Rentenversicherung: 0 % bzw. 3,6 % (= 16,20 Euro) Krankenversicherung: 0 %Pflegeversicherung: 0 %Arbeitslosenversicherung: 0 %Solidaritätszuschlag: 0 %Wenn Sie mehrere Minijobber beschäftigen, können Sie anhand dieser Werte tatsächlich schnell eine Muster-Lohnabrechnung erstellen. Ein Beispiel für die Abrechnung eines Minijobbers finden Sie hier:
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HinweisBedenken Sie bei der Lohnabrechnung von Minijobbern!Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, für angestellte Minijobber pauschale Arbeitgeberanteile an die sogenannte Knappschaft-Bahn-See, die Rentenversicherung der Minijob-Zentrale, abzuführen. Wenn Sie eine genaue Übersicht über die Gesamtabgaben die für Sie inklusive des Netto-Betrags von 538 Euro anfallen, nutzen Sie ganz einfach unseren Minijob-Rechner.
Tipp: Lohnabrechnungssoftware berechnet alle Daten automatischFür die anfängliche Einarbeitung in die Lohnbuchhaltung sind Lohnabrechnungsbeispiele und -muster perfekt, um sich zurechtzufinden. Auch für etwaige steuerliche oder administrative Änderungen kann es praktisch sein, Lohnabrechnungsvorlagen zur Hand zu haben.Grundsätzlich bietet Ihnen ein professionelles Lohnabrechnungsprogramm jedoch alle Funktionen, die Sie zur einfachen und schnellen Erstellung von Abrechnungen benötigen. Sie geben nur die individuellen Mitarbeiterdaten und das Bruttoentgelt ein. Die einzelnen Daten und Abzüge berechnet die Software dann automatisch, so dass Sie mit wenigen Klicks die Entgeltabrechnungen erstellen.
ZusammenfassungDas Wichtigste zur Lohnabrechnung nach Muster auf einen BlickInsbesondere für Einsteiger in der Lohnabrechnung lohnt es sich ein Muster als Vorlage zu Hilfe zu nehmen.Bei der Neueinstellung von Mitarbeitenden hilft eine Checkliste, um alle nötigen Personaldaten zu sammeln.Für die Lohnabrechnung von Sonderfällen wie Minijobbern müssen spezielle Muster verwendet werden.Die einfachste und sicherste Art, Entgeltabrechnungen zu erstellen, ist der Einsatz eines Lohnprogramms. Denn dieses berechnet alles automatisch.